用故事說道理
是今早上班收到的伊媚兒
覺得寫的很棒
所以分享給大家

當個小秘書已經有3年多的時間了~
一直覺得自己很幸運
老闆是個很棒的大頭目
部門的大家又都非常好相處
但畢竟再一個職位久了
惰性和厭倦會產生...
所以期許自己能看這篇文章
重新尋回當初的服務熱誠
lynn,加油

Alice前面除了自己的主管辦公室外
還有一間差旅的辦公室
只要有海外的主管回來開會或洽公
就會暫坐這間辦公室
而這段期間Alice就要兼做這主管的秘書
支援各種行政事務

有一天,Betty拿著一張文件走到Alice前面
[Alice,剛剛趙經理要我幫他掃瞄這張資料,
 他交代檔案寄給他後,幫他把資料放回辦公室桌上
 他已經出發去上海,後天才會回來
 麻煩妳幫我開一下辦公室的門,我沒有鑰匙
]

Alice拉高嗓門說:他跑去請你scanㄚ?
剛剛他請我scan,我就跟他說我們這一區沒有sacnnerㄚ!

Betty;對ㄚ~我知道我們這一區沒有,所以我跑去隔壁部門借....

**** 聽聽別人的故事,避免自己的事故 ******
交付一項相同的任務給不同的秘書,得到的卻是兩種不同的結果。

如果你是趙經理,你對這兩位秘書的評價會是如何?
答案很明顯,Betty絕對會勝出

無論你任職的公司是科技業.金融業.製造業...
秘書這個工作永遠都屬於[服務業]
而衡量服務品質的指標就是[感覺]
感覺得到秘書的專業.親切.熱誠.耐心.....

當我們被交付一項任務時.
或當時的情況不允許我們說yes,
但請千萬記得: No 之後要加上Yes
NO   No 之後的Yes
 我這裡沒有scanner     我這裡沒有scanner,我到隔壁部門去借一下,
請您稍等。
對不起,我現在很忙。  對不起,我現在手上剛好在趕一份急件,
一個小時之後再替您 處理這件事,可以嗎?    
 會議有沒有改期?抱歉,我不知道耶!  會議有沒有改期?抱歉,我不知道耶!
我去幫你問問看
 |沒辦法,這個我不會。               這個我不會,不過你可以去問一下張秘書,
這是她的強項。
 主管:請陳主任下午來找我。
秘書:陳主任下午請 假。         
 

 秘書:陳主任下午請假。代理人是王主任,
需要找王主任來嗎?還是請陳主任明早來找您?|

 


當一個工作變成對方問你問題,你只給一個答案的時候
該職務被取代的機會相對就提高了!

例如:

證券公司的營業員,客戶一通電話:台積電,65元,幫我買十張。
營業員:
張先生,已經幫您買到了。
這樣的工作漸漸被網路下單給取代了。

 

例如:高速公路收費站的收費員,你給他一張回數票或40元,
他收你一張票或給你
一張收據。
這樣的工作漸漸被ETC給取代了。

 

所以,請停止說「我不知道,我不行,我沒辦法」,
拿出你的行動力去「找出答案,著手去做,去想辦法」。

 

有一句話說:「努力不一定會成功,但是不努力,一定不成功」。

 

 

(作者為台北市專業秘書暨行政人員協會專業講師蘇珊琉)

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